A Assinatura Digital permite enviar documentos para assinatura eletrônica diretamente pela plataforma, com rastreabilidade do processo e acompanhamento do status por competência.

Nesta primeira versão, o documento disponível é o Espelho de Ponto, e o envio é feito por meio de um link encaminhado ao e-mail do colaborador.

Com isso, você dispensa a impressão, a assinatura no papel e o arquivamento manual, e também as ferramentas de assinatura externas que não conversam com o seu controle de ponto.

➡️ Colaborador com e-mail válido cadastrado na plataforma (o link de assinatura vai para esse e-mail).

➡️ Módulo de Assinatura Digital ativo para a empresa.

➡️ Colaborador autorizado para assinatura no painel.

➡️ Espelho de ponto emitido na competência desejada.

Sem um e-mail válido, o documento não pode ser enviado, o colaborador não recebe o convite e a assinatura não se conclui.

➡️ No menu da plataforma, clique em Assinatura Digital.

➡️ No primeiro acesso, a plataforma abre a tela de boas-vindas e inicia a configuração.

A configuração é feita uma vez, em poucos passos:

➡️ Selecione as unidades de negócio que vão usar a funcionalidade.

➡️ Defina quais colaboradores ficam autorizados a receber documentos para assinatura.

➡️ Configure o método de envio (nesta versão, por e-mail).

➡️ Revise e conclua.

Ao concluir, você é direcionado para a tela de Gestão de Documentos.

Pronto! A funcionalidade está liberada para uso.

O envio acontece em dois momentos: você gera o espelho de ponto no Módulo de Relatórios e depois envia o lote em Assinatura Digital, no botão Novo lote de assinatura.

Atenção: a opção Disponibilização para Colaborador, na geração do relatório, serve apenas para o colaborador visualizar o arquivo. Ela não solicita a assinatura.

Veja o passo a passo completo em "Como enviar o espelho de ponto para assinatura digital" (link do artigo).

O colaborador recebe um e-mail com o nome do documento, a mensagem de convite e o link de assinatura. Ao abrir o link, ele visualiza o espelho e assina.

Acesse Assinatura Digital, todas as assinaturas vão estar organizadas em lotes, basta clicar e conferir o status.

Nessa tela você visualiza:

➡️ Total de documentos enviados, assinados, pendentes e cancelados.

➡️ Documento, unidade de negócio, data de envio, status e percentual de conclusão.

Para ver o detalhe, clique no espelho de ponto enviado. O progresso é atualizado conforme os colaboradores assinam.

Status possíveis

➡️ Pendente: documento enviado, aguardando assinatura.

➡️ Assinado: colaborador concluiu a assinatura.

➡️ Cancelado: processo de assinatura cancelado.

➡️ Rejeitado: quando o colaborador recusa o documento.

Na Gestão de Documentos você pode reenviar documentos para quem ainda não assinou. Recomendado quando o colaborador não localizou o e-mail ou o convite expirou.

➡️ Confira se há e-mail cadastrado e se está correto.

➡️ Confira se o colaborador está autorizado para assinatura digital.

➡️ Confirme se o documento foi enviado.

➡️ Peça para verificar a caixa de spam ou lixo eletrônico.

Depois das validações, use o reenvio do documento

Acesse Assinatura Digital, depois Gerenciar Unidades de Negócio. Aqui você pode ativar ou desativar unidades, revisar colaboradores autorizados, atualizar e-mails e ajustar as configurações.

Para ver os colaboradores autorizados de uma unidade, clique no botão Ações ou na linha da unidade. A listagem traz nome, e-mail cadastrado, método de assinatura, status da autorização e ações disponíveis.

➡️ Nesta versão, apenas o espelho de ponto está disponível. Novos tipos de documento entram em evoluções futuras.

➡️ Um documento assinado não pode ser excluído, apenas ocultado pelo administrador, por exigência de auditoria.

➡️ O colaborador assina um documento por vez nesta versão.

Sim. A solução usa autenticação por link enviado ao e-mail do colaborador, carimbo de tempo e trilha de auditoria de todas as ações, o que garante a integridade do documento assinado.