A Assinatura Digital permite enviar documentos para assinatura eletrônica diretamente pela plataforma, com rastreabilidade do processo e acompanhamento do status por competência.

Nesta primeira versão, o documento disponível é o Espelho de Ponto. O colaborador assina por dois canais equivalentes: pelo link encaminhado ao e-mail cadastrado ou diretamente pelo App Pontua, o mesmo aplicativo em que bate ponto. Assinou em um, a pendência é concluída no outro.

Com isso, você dispensa a impressão, a assinatura no papel e o arquivamento manual, e também as ferramentas de assinatura externas que não conversam com o seu controle de ponto.

➡️ Colaborador com e-mail válido cadastrado na plataforma (o link de assinatura vai para esse e-mail). O e-mail é obrigatório mesmo para quem prefere assinar pelo App Pontua: o aplicativo é um canal de assinatura e não substitui o cadastro.

➡️ Módulo de Assinatura Digital ativo para a empresa.

➡️ Colaborador autorizado para assinatura no painel.

➡️ Espelho de ponto emitido na competência desejada.

Sem um e-mail válido, o documento não pode ser enviado, o colaborador não recebe o convite e a assinatura não se conclui.

➡️ No menu da plataforma, clique em Assinatura Digital.

➡️ No primeiro acesso, a plataforma abre a tela de boas-vindas e inicia a configuração.

A configuração é feita uma vez, em poucos passos:

➡️ Selecione as unidades de negócio que vão usar a funcionalidade.

➡️ Defina quais colaboradores ficam autorizados a receber documentos para assinatura.

➡️ Configure o método de envio (nesta versão, por e-mail).

➡️ Revise e conclua.

Ao concluir, você é direcionado para a tela de Gestão de Documentos.

Pronto! A funcionalidade está liberada para uso.

O envio acontece em dois momentos: você gera o espelho de ponto no Módulo de Relatórios e depois envia o lote em Assinatura Digital, no botão Novo lote de assinatura.

Atenção: a opção Disponibilização para Colaborador, na geração do relatório, serve apenas para o colaborador visualizar o arquivo. Ela não solicita a assinatura.

Veja o passo a passo completo em "Como enviar o espelho de ponto para assinatura digital" (link do artigo).

O colaborador recebe um e-mail com o nome do documento, a mensagem de convite e o link de assinatura. Ao abrir o link, ele visualiza o espelho e assina.

Acesse Assinatura Digital, todas as assinaturas vão estar organizadas em lotes, basta clicar e conferir o status.

Nessa tela você visualiza:

➡️ Total de documentos enviados, assinados, pendentes e cancelados.

➡️ Documento, unidade de negócio, data de envio, status e percentual de conclusão.

Para ver o detalhe, clique no espelho de ponto enviado. O progresso é atualizado conforme os colaboradores assinam.

Status possíveis

➡️ Pendente: documento enviado, aguardando assinatura.

➡️ Assinado: colaborador concluiu a assinatura.

➡️ Cancelado: processo de assinatura cancelado.

➡️ Rejeitado: quando o colaborador recusa o documento.

Na Gestão de Documentos você pode reenviar documentos para quem ainda não assinou. Recomendado quando o colaborador não localizou o e-mail ou o convite expirou.

➡️ Confira se há e-mail cadastrado e se está correto.

➡️ Confira se o colaborador está autorizado para assinatura digital.

➡️ Confirme se o documento foi enviado.

➡️ Peça para verificar a caixa de spam ou lixo eletrônico.

Depois das validações, use o reenvio do documento

Acesse Assinatura Digital, depois Gerenciar Unidades de Negócio. Aqui você pode ativar ou desativar unidades, revisar colaboradores autorizados, atualizar e-mails e ajustar as configurações.

Para ver os colaboradores autorizados de uma unidade, clique no botão Ações ou na linha da unidade. A listagem traz nome, e-mail cadastrado, método de assinatura, status da autorização e ações disponíveis.

➡️ Nesta versão, apenas o espelho de ponto está disponível. Novos tipos de documento entram em evoluções futuras.

➡️ Um documento assinado não pode ser excluído, apenas ocultado pelo administrador, por exigência de auditoria.

➡️ O colaborador assina um documento por vez nesta versão.

Sim. A assinatura é realizada por meio da integração com a Plugsign (TecnoSpeed), com autenticação por link enviado ao e-mail vinculado ao colaborador, carimbo de tempo e trilha de auditoria, em conformidade com a MP 2.200-2/2001 e a Lei 14.063/2020.

O colaborador é obrigado a assinar? Não. Ele pode recusar o documento. Nesse caso, é obrigatório informar o motivo da recusa, o status fica registrado e o RH é notificado para tratar a situação.

E se o colaborador não tiver e-mail cadastrado? Ele não será incluído no envio, mesmo que use o App Pontua no dia a dia: o e-mail cadastrado é pré-requisito em qualquer canal de assinatura. O painel mostra esses casos em destaque para o RH regularizar o cadastro. Depois da correção, o documento pode ser reenviado normalmente.

O espelho assinado pode ser excluído? Não. Por exigência de auditoria, documentos assinados só podem ser ocultados pelo administrador, nunca excluídos. Documentos ainda não assinados podem ser excluídos.

Funciona em todos os planos da Pontua? A Assinatura Digital faz parte de um pacote adicional, contratado à parte do seu plano. Fale com a gente pelo chat para saber como ativar na sua conta.

Posso assinar outros documentos além do espelho de ponto? Nesta primeira versão, apenas o espelho de ponto. Novos tipos de documento entram em versões futuras.