Depois de fechar a frequência e gerar o espelho de ponto, você envia o lote para os colaboradores assinarem eletronicamente. O processo tem dois momentos: gerar o espelho no Módulo de Relatórios e, em seguida, enviar o lote em Assinatura Digital.
Antes de começar
➡️ Módulo de Assinatura Digital ativo para a empresa.
➡️ Unidade de negócio configurada para assinatura digital.
➡️ Colaboradores autorizados e com e-mail válido cadastrado.
➡️ Frequência fechada na competência.
Passo a passo
Passo 1: gere o espelho de ponto
Acesse Menu, depois Relatórios, depois Emitir Relatório e selecione o tipo Espelho de Ponto. Você pode gerar de forma individual ou em lote.
Importante: gerar o espelho não envia o documento para assinatura. O envio é um passo separado.
Passo 2 (opcional): disponibilize o espelho para visualização
Na emissão do relatório existe a opção Disponibilização para Colaborador. Ela serve apenas para o colaborador visualizar o arquivo. Não é uma solicitação de assinatura.
Em resumo: documento disponibilizado não é o mesmo que documento enviado para assinatura.
Passo 3: localize o lote gerado
Cada emissão recebe um identificador, por exemplo #R194. Esse identificador é o que você seleciona na hora de enviar para assinatura.
Passo 4: envie o lote para assinatura
Acesse Menu, depois Assinatura Digital, e clique em Novo lote de assinatura. Selecione o espelho de ponto do lote desejado e clique em Avançar.
Passo 5: confira a validação dos colaboradores
Antes do envio, a plataforma valida automaticamente cada colaborador do lote: autorização para assinatura, e-mail cadastrado, configuração da unidade de negócio e elegibilidade. A tela separa os colaboradores em dois grupos:
➡️ Autorizados para assinatura: vão receber o convite.
➡️ Pendentes de configuração: têm alguma pendência que impede a participação.
Regularize as pendências antes de seguir.
Passo 6: acompanhe as assinaturas
Depois de confirmar o envio, você é levado à tela de monitoramento. Ali ficam as assinaturas pendentes, as concluídas, os cancelamentos e a evolução do processo.
Cada lote enviado também vira um card na Gestão de Documentos, com identificador, documento, unidade de negócio, data de envio, status e percentual de conclusão. O acompanhamento fica disponível até o fim do processo.
Pronto! Agora é só acompanhar as assinaturas chegando.