A Assinatura Digital permite enviar documentos para assinatura eletrônica direto pela plataforma, com rastreabilidade do processo e acompanhamento do status por competência.

Hoje, dois documentos podem ser enviados para assinatura: o espelho de ponto e o recibo de pagamento. O link de assinatura chega ao colaborador por e-mail ou pelo WhatsApp, conforme o método definido pela empresa. O colaborador também pode assinar pelo App Pontua, o mesmo aplicativo em que bate ponto. Assinou em um canal, a pendência é concluída nos outros.

Com isso, você dispensa a impressão, a assinatura no papel e o arquivamento manual.

➡️ Pacote contratado: a Assinatura Digital faz parte de um pacote adicional, contratado à parte do seu plano.

➡️ Contato cadastrado: e-mail válido, para o método por e-mail, ou celular válido, para o método por WhatsApp. O App Pontua é um canal de assinatura e não substitui esse cadastro.

➡️ Colaborador autorizado: a autorização para assinatura é feita no painel da Assinatura Digital.

➡️ Documento emitido: espelho de ponto gerado na competência ou recibo de pagamento disponibilizado no GED.

Sem o contato do método escolhido, o documento não pode ser enviado e o colaborador não recebe o link de assinatura.

➡️ No menu da plataforma, clique em Assinatura Digital.

➡️ No primeiro acesso, a plataforma abre a tela de boas-vindas e inicia a configuração.

A configuração é feita uma vez, em poucos passos:

➡️ Selecione as unidades de negócio que vão usar a funcionalidade.

➡️ Defina quais colaboradores ficam autorizados a receber documentos para assinatura.

➡️ Na etapa Segurança, escolha o método de envio do link: Por E-mail ou Por WhatsApp.

➡️ Revise e conclua.

Ao concluir, você é direcionado para a tela de Gestão de Documentos.

Pronto! A funcionalidade está liberada para uso.

Espelho de ponto: você gera o espelho no Módulo de Relatórios e depois envia o lote em Assinatura Digital, no botão Novo lote de assinatura. Passo a passo em Como enviar o espelho de ponto para assinatura digital.

Recibo de pagamento: depois de disponibilizar os recibos no GED, você seleciona os arquivos e clica em Enviar para assinatura digital, na própria tela de Recibo de Pagamento. Passo a passo em Como enviar o recibo de pagamento para assinatura digital.

O colaborador recebe o link de assinatura pelo canal definido (e-mail ou WhatsApp). Ao abrir o link, ele visualiza o documento e assina ou recusa. O passo a passo do colaborador está em Como assinar documentos pelo App Pontua, e-mail ou WhatsApp.

➡️ Acesse Assinatura Digital. As assinaturas ficam organizadas em lotes.

➡️ Use o filtro Tipo de Documento para ver só os espelhos de ponto ou só os recibos de pagamento.

Nessa tela você vê o total de documentos enviados, assinados, pendentes e cancelados, além do documento, da unidade de negócio, da data de envio, do status e do percentual de conclusão. Clique no lote para ver o detalhe por colaborador.

Status possíveis

➡️ Pendente: documento enviado, aguardando assinatura.

➡️ Assinado: colaborador concluiu a assinatura.

➡️ Cancelado: processo de assinatura cancelado.

➡️ Rejeitado: colaborador recusou o documento.

Na Gestão de Documentos você pode reenviar documentos para quem ainda não assinou. Recomendado quando o colaborador não localizou o e-mail ou o convite expirou.

➡️ Confira se há e-mail cadastrado e se está correto.

➡️ Confira se o colaborador está autorizado para assinatura digital.

➡️ Confirme se o documento foi enviado.

➡️ Peça para verificar a caixa de spam ou lixo eletrônico.

Depois das validações, use o reenvio do documento

➡️ Acesse Assinatura Digital → Gerenciar Unidades de Negócio. Ali você ativa ou desativa unidades, revisa os colaboradores autorizados, atualiza contatos e altera o método de envio.

➡️ Para ver os colaboradores de uma unidade, clique em Ações → Ver colaboradores. A listagem traz nome, e-mail cadastrado, método de assinatura, status da autorização e ações disponíveis.

Para mudar o método de envio, veja Como escolher o método de envio da assinatura: e-mail ou WhatsApp.

➡️ Hoje, o espelho de ponto e o recibo de pagamento podem ser enviados para assinatura. Novos tipos de documento entram em evoluções futuras.

➡️ Um documento assinado não pode ser excluído, apenas ocultado pelo administrador, por exigência de auditoria.

➡️ O colaborador assina um documento por vez.

Sim. A assinatura é realizada por meio da integração com a Plugsign (TecnoSpeed), com autenticação por link enviado ao e-mail vinculado ao colaborador, carimbo de tempo e trilha de auditoria, em conformidade com a MP 2.200-2/2001 e a Lei 14.063/2020.

O colaborador é obrigado a assinar?

Não. Ele pode recusar o documento. Nesse caso, é obrigatório informar o motivo da recusa, o status fica registrado e o RH é notificado para tratar a situação.

E se o colaborador não tiver e-mail cadastrado?

Ele pode receber pelo WhatsApp, se tiver celular válido cadastrado e o método dele estiver definido como WhatsApp. Sem nenhum dos dois contatos, ele não entra no envio, e o painel mostra o caso em destaque para o RH regularizar o cadastro.

O documento assinado pode ser excluído?

Não. Por exigência de auditoria, documentos assinados só podem ser ocultados pelo administrador. Documentos ainda não assinados podem ser excluídos.

Funciona em todos os planos da Pontua?

A Assinatura Digital faz parte de um pacote adicional, contratado à parte do seu plano. Fale com a gente pelo chat para saber como ativar na sua conta.

Posso assinar outros documentos além do espelho de ponto?

Sim. O recibo de pagamento também pode ser enviado para assinatura, direto da Gestão de Documentos.