Com o GED, os recibos de pagamento saem do envio manual, um a um, e passam a ser distribuídos de uma vez: você importa os PDFs, a Pontua identifica cada colaborador a partir de um template e organiza tudo por competência. O processo tem dois momentos: configurar o template (uma única vez por modelo de recibo) e importar os documentos.
Antes de começar
➡️ Módulo de Gestão de Documentos (GED) ativo para a empresa.
➡️ Um PDF com o recibo de um colaborador, para servir de modelo do template.
➡️ Os recibos da competência em PDF: um arquivo unificado com todos ou diversos arquivos individuais.
Passo a passo
Passo 1: acesse a pasta Recibo de Pagamento
Acesse Menu, depois Gestão de Documentos, depois Folha de Pagamento, depois Recibo de Pagamento. Também dá para localizar a pasta pela visualização Todos.
Passo 2: cadastre o template
Na primeira vez, só o botão Novo Template estará disponível. O template é o modelo de recibo da sua empresa: como cada sistema contábil gera recibos em formatos diferentes, a Pontua usa esse arquivo para aprender a identificar os colaboradores nas importações.
Clique em Novo Template, selecione um arquivo PDF com o recibo de um colaborador e, no campo Identificador, informe o nome do colaborador presente no arquivo.
Importante: o nome informado deve ser exatamente igual ao que aparece no recibo usado como modelo. É essa informação que a Pontua usa para identificar os colaboradores nas próximas importações.
O campo Nome do arquivo é opcional. Clique em Salvar Template. Depois do cadastro, a função de Upload é habilitada.
Passo 3: configure a pasta
Antes de importar, defina quem poderá visualizar os documentos. Clique em Configurar Pasta e escolha se os colaboradores terão acesso aos recibos disponibilizados.
Passo 4: importe os recibos
Clique em Upload e preencha:
Unidade de Negócio: a(s) unidade(s) relacionadas aos documentos.
Mês/Ano: a competência dos recibos.
Tipo de Folha: o tipo de folha que está sendo importado.
Anexo: o PDF unificado com todos os recibos ou os arquivos individuais.
Clique em Enviar. A Pontua inicia o processamento e leva você automaticamente para o Gerenciamento de Importações.
Passo 5: acompanhe o Gerenciamento de Importações
Nesta tela você confere se a Pontua identificou cada colaborador e vinculou o recibo certo. A coluna Status mostra a situação de cada documento e a coluna Colaborador apresenta o motivo da divergência, quando houver.
Os status são:
Em processamento: os documentos ainda estão sendo analisados.
Vinculados: colaborador identificado e recibo preparado. Ainda não está visível para o colaborador.
Divergências: a Pontua não conseguiu relacionar o documento a um colaborador. Analise antes de disponibilizar.
Enviados: recibos já disponibilizados. A partir daqui, os colaboradores acessam pelo app.
Para corrigir ou cancelar, use as ações: Resolver divergências (vincula o colaborador certo), Excluir documento (remove um arquivo da importação) e Descartar lote (cancela a importação inteira).
Importante: o descarte do lote só é permitido enquanto existirem documentos com status diferente de Enviados. Depois da disponibilização aos colaboradores, o lote não pode mais ser descartado.
Passo 6: confira a organização
Ao fim da importação, os recibos ficam organizados automaticamente na pasta Recibo de Pagamento, agrupados por competência (Mês/Ano). Cada competência reúne os recibos do período selecionado na importação.
Pronto! Holerites entregues, organizados e no lugar certo. 💙